Caractéristiques de schémas de classification personnels des documents administratifs électroniques : éléments d’analyse et de discussion The Characteristics of Personal Classification Systems Used for Electronic Administrative Records: Analysis and Discussion Características de los esquemas personales de clasificación de documentos administrativos electrónicos: elementos de análisis y discusión

Résumé

Les employés d’un organisme utilisent souvent un schéma de classification personnel pour organiser les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct, ce qui suggère la difficulté pour d’autres employés de repérer ces documents et la perte possible de documentation pour l’organisme. Le premier objectif de notre recherche doctorale était de décrire les caractéristiques de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l’Université de Montréal pour organiser et classer des documents administratifs électroniques. La caractérisation de schémas de classification personnels nous a permis d’approfondir notre connaissance des schémas de classification personnels sur les plans structurel, logique et sémantique. Les résultats révèlent plusieurs caractéristiques communes à une majorité de schémas de classification personnels dont leur macrostructure étendue, leur structure peu profonde, complexe et déséquilibrée, le regroupement par thème, l’ordre alphabétique des classes. L’identification de traits communs suggère un certain décalage entre les caractéristiques des schémas de classification personnels et les caractéristiques des schémas de classifications institutionnels, conçus par des professionnels de la gestion des documents et des archives. Ce décalage permet de mieux comprendre la réticence de certains employés à utiliser les schémas de classification institutionnels pour l’organisation des documents administratifs électroniques qui sont sous leur contrôle direct.

Abstract

The staff of an organization often uses a personal classification system to organize the electronic administrative records over which they have control, making it difficult for other members of the same organization to find these documents. There is also the risk of loosing documents. The objective of this doctoral research project was to describe the characteristics of 21 classification systems used to organize and classify the electronic administrative records by the employees of the Université de Montréal. The characteristics of these personal classification systems allowed a better understanding of their structures, logic and semantics. The results show that several of their characteristics are shared by a majority of systems, namely their extended macro-structure, the fact that they are shallow, complex and unbalanced, and that they use thematic grouping and alphabetical order of classes. The identification of shared traits suggests a gap between the characteristics of personal classification systems and institutional classification systems developed by records management professionals and archivists. This gap explains the resistance of certain employees when it comes to using institutional systems for the electronic administrative documents under their control.

Resumen

Los empleados de los organismos suelen utilizar esquemas personales de clasificación para organizar documentos electrónicos que se encuentran bajo su control directo, lo que origina una dificultad para otros empleados a la hora de localizar estos documentos y una posible pérdida de documentación por parte del organismo. El primer objetivo de nuestra investigación doctoral consistió en describir las características de 21 esquemas de clasificación utilizados por empleados de la Universidad de Montreal para organizar y clasificar documentos administrativos electrónicos. La caracterización de estos esquemas personales de clasificación nos ha permitido profundizar nuestro conocimiento estructural, lógico y semántico sobre ellos. Los resultados revelan algunas características comunes a la mayoría de los esquemas de clasificación personales, tales como su amplia macroestructura; su estructura poco profunda, compleja y desequilibrada; el reagrupamiento por tema, y el orden alfabético de las clases. La identificación de rasgos comunes sugiere un desajuste entre las características de los esquemas personales de clasificación y las de los esquemas institucionales de clasificación, concebidos por profesionales de la gestión de documentos y archivos. Este desajuste permite comprender mejor la reticencia de algunos empleados a utilizar los esquemas de clasificación institucionales para organizar los documentos administrativos electrónicos que se encuentran bajo su control directo.