Dealing with Unwanted Donations: A Content Analysis of Small Academic Canadian Library Webpages Gestion des dons non-désirés : une analyse de contenu de sites Web de petites bibliothèques universitaires canadiennes

Abstract

While archives and special collections continue to welcome unique and valuable resources, small academic libraries can struggle with how to manage donation offers intended for their main collections. There is a need to be selective considering falling print circulation, workload pressures on library personnel, and space restrictions. Additionally, limited collections funds needed for more current and higher-demand resources can be strained by the higher processing costs of donated materials. These pressures are compounded by prospective donors seeking a home for items they no longer want, a perception that small academic libraries need all donations, and a lack of understanding about the qualifications and expertise of academic library workers. Clearly communicated and regularly reviewed guidelines can help discourage unwanted donations in ways that lessen alienating our patrons. This article provides a content analysis of donations webpages from small academic libraries in Canada to identify trends and provide support for libraries reviewing their own policies and procedures in an effort to manage donor expectations.

Keywords:

• donations,
• collections management,
• small academic libraries,
• Canada

Résumé

Alors que les archives et les collections spéciales continuent d’accepter des ressources uniques et précieuses, les petites bibliothèques universitaires peuvent avoir du mal à gérer des offres de dons destinées à leurs collections principales. Il est nécessaire d’être sélectif compte tenu de la chute du nombre de prêts de la collection physique, de l’augmentation de la charge de travail du personnel et des restrictions d’espace. De plus, les budgets limités pour l’achat de ressources récentes et populaires peuvent être contraints par le coût plus élevé pour traiter le matériel donné. Ces pressions sont aggravées par les donateurs potentiels qui cherchent un foyer pour les items dont ils ne veulent plus, par la perception que les petites bibliothèques universitaires ont besoin de tous les dons, et par un manque de compréhension des qualifications et de l’expertise du personnel des bibliothèques universitaires. Une communication claire et des lignes directrices révisées régulièrement peuvent contribuer à décourager les dons non-voulus de manière à ne pas aliéner nos usagers. Cet article fournit une analyse de contenu de pages Web sur les dons des petites bibliothèques universitaires canadiennes afin d’identifier les tendances et de fournir un soutien aux bibliothèques qui révisent leurs propres politiques et procédures dans le but de gérer les attentes des donateurs.

Mots-clés :

• dons,
• gestion des collections,
• petites bibliothèques universitaires,
• Canada